Ta kontroll over den enorme informasjonsmengden - Simonsen

Mengden av informasjon som virksomheter og enkeltpersoner må forholde seg til er blitt enorm. Informasjonsmengden er økende og det er viktigere enn noen gang å ha et aktivt og bevisst forhold til hvordan man håndterer all denne informasjonen. Som om ikke dette er nok, gir nettsamfunnet individet stadig større påvirkningskraft og mange benytter søkemotorene som inngangsport til mye av informasjonen.

De nye sosiale mediene (nettsamfunn som for eksempel Facebook, Twitter, LinkedIn, Plaxo, Blogger) gir nye muligheter for selvorganisering, kommunikasjon og nye samhandlingsmønster. Dette skaper nye og mer transparente relasjoner hvor informasjon, meningsutveksling og kunnskapsdeling både lokalt og globalt finner helt andre former og veier - både i og utenfor organisasjonen. De etablerte systemene for håndtering av informasjon utfordres, fordi de oppstår i nye kanaler, noen ganger helt utenfor virksomhetens kjernesystemer og dermed utenfor virksomhetens kontroll.  Grensene mellom privat og bedriftsinformasjone viskes etterhvert vekk.

  

Gjør noe nå!

Symptomene vi merker kan være små, men konsekvensene av å ikke ha kontroll på informasjon i egen virksomhet kan være store.
Hvor er siste versjon av kontrakten? Hvor er e-posten der vi avtalte de siste endringene? Hvor er dokumentene til hun som sluttet? Hvem fikk egentlig det siste brevet jeg sendte? 
Med økende informasjonsmengde og økende krav til dokumentasjon er den enorme informasjonsmengden noe ledelsen er nødt til å forholde seg til. Både for å ha kontroll over egen virksomhet, men også for å kunne øke effektiviteten og lønnsomheten.

Mange bedrifter mangler imidlertid klare rutiner og retningslinjer for hvordan informasjon skal lagres. Stadig mer kommunikasjon foregår gjennom e-post, og forretningskritisk informasjon lagres ofte i Outlook, lokalt eller på felles server, men da ut i fra ”egen” logikk.

Effektiv bruk av elektronisk informasjon forutsetter at de ansatte har mulighet for deling av informasjon og dokumenter. På den andre siden må man også vurdere nøye hvem som skal ha tilgang på hvilken informasjon.

I snitt bruker hver ansatt så mye som 15 % av tiden sin til å søke etter informasjon, og 15 % av tiden på å duplisere informasjon som allerede finnes. (Kilde: Nordisk undersøkelse gjort av IDC).

  

Sentrale spørsmål man bør stille seg:

-Hvor og hvordan håndteres informasjon og dokumenter?

-Hvem ”eier” informasjonen og dokumentene i deres selskap, hver enkelt ansatt eller selskapet?

-E-post er effektivitet på godt og vondt, hvordan lagres e-post i deres selskap?

-Hva skjer når mailboksen er full og man må slette eldre mail for å få sendt ut en ny e-post utsendelse? Hvor kritisk er man da til informasjonen som slettes?

-Hvilke rutiner har dere for å ivareta en ansatt sine dokumenter/ kompetanse når han eller hun slutter?

-Hvem har tilgang til hva?

-Har dere kontroll på hva slags informasjon som går ut av selskapet og til hvem?

-Hvis man forutsetter at deres ansatte bruker 20 minutter hver dag på å lete etter informasjon. Hvor mye koster det dere?

-Hva koster det virksomheten å tape en eventuell rettssak? (På grunn av manglende bevisføring/dokumentasjon)?

 

Hvordan håndtere alle kontraktene på en forsvarlig måte?

I alle virksomheter foretas det anskaffelser eller gjøres leveranser som ender opp i en kontrakt mellom leverandør og kunde.

Å ha oversikt over inngåtte kontrakter, ha tilgang til all historikk, følge opp endringer, frister og gyldighetsperiode er viktige egenskaper i et system for å håndtere kontrakter.

Med enkle dokumenthåndteringsløsninger kan man samle alle typer kontrakter på ett sted, håndtere endringer og oppfølging av kontrakten i dens livssyklus.

Fordeler med løsning for kontraktshåndtering:

-Felles arkiv for alle typer kontrakter
-Lett tilgang til riktig og gyldig versjon/revisjon av kontrakter
-Tilgangskontroll og sikre forretningshemmeligheter der det er nødvendig
-Tilby felles maler for dokumenter
-Scanne og arkivere signerte kontraktsdokumenter
-Ta vare på historikk og all korrespondanse knyttet til kontraktens livssyklus
-Ha oversikt over leverandører, kunder og kontaktpersoner hos disse
-Behandle endringer og tillegg
-Godkjenne dokumenter
-Bli varslet om forfall når kontraktsperioden nærmer seg utløp

Faktaboks:

Hvem er Software Innovation

Software Innovation tilbyr både offentlige og private virksomheter enkle og moderne løsninger for å styre, håndtere og dele informasjon og dokumenter. Vi er Nordens ledende software selskap innen informasjonsstyring og dokumenthåndtering og har mer enn 25 års erfaring med produktutvikling i tett samarbeid med krevende kunder.

Vi leverer modulbaserte løsninger som tar vare på og finner frem informasjon, effektiviserer saksgang, styrer informasjonsprosesser, presenterer nøkkelinformasjon og setter sammen nødvendig informasjon i et kjent brukergrensesnitt (Microsoft Office, Outlook og SharePoint).