Granskningen av Norsk Hydros internasjonale petroleumsvirksomhet - Simonsen

Det er 7. oktober 2008, og et kobbel av journalister er samlet i StatoilHydros lokaler på Vækerø. StatoilHydro holder pressekonferanse, og tv-kameraene går. Et eksternt granskningsutvalg har for kort tid siden lagt frem sin rapport om Norsk Hydros Libya-avtaler til Økokrim, og nå er det pressens tur til å høre om funnene. Advokat Jørgen Stang Heffermehl, partner i SIMONSEN Advokatfirma, presenterer granskningsutvalgets metodikk og funn sammen med Karen Popp i det dets amerikanske advokatfirmaet Sidley Austin. I dagene og ukene som følger blåser det friskt rundt Eivind Reiten i media.

Historien om granskningen starter mandag 1. oktober 2007. På samme dag som Statoil og Norsk Hydro fusjonerer, slippes bomben om at Norsk Hydro har hatt konsulentavtaler i Libya og Kurdistan som kan være straffbare etter korrupsjonslovgivningen i Norge og USA. I mediestormen som følger går Eivind Reiten av som styreleder i StatoilHydro. StatoilHydro og Norsk Hydro nedsetter hvert sitt granskningsutvalg som får i oppgave å granske Norsk Hydros avtaler i Libya og Kurdistan og andre konsulentavtaler som kan være utsatt for korrupsjonsrisiko. Det uavhengige granskningsutvalget som nedsettes av StatoilHydro består av SIMONSEN Advokatfirma og etterhvert det amerikanske advokatfirmaet Sidley Austin. Som granskningsutvalg for Norsk Hydro oppnevnes Advokatfirmaet Wiersholm og det amerikanske advokatfirmaet Shearman & Sterling.

- Det var nødvendig at amerikanske advokater var en del av granskningsutvalget, forklarer Heffermehl til Aktuelt. Vi møter ham i SIMONSENs lokaler en mørk ettermiddag i november, noen uker etter at granskningen er avsluttet. - Fordi Statoil er notert på børsen i New York har selskapet en rekke forpliktelser overfor amerikanske myndigheter, og selskapet risikerer også at amerikansk straffelov gjelder for de handlinger som selskapet foretar seg, fortsetter han. I denne sammenhengen var det imidlertid også vesentlig at StatoilHydro hadde en såkalt Deferred Prosecution Agreement (avtale om påtaleutsettelse) med det amerikanske Department of Justice (DoJ). Avtalen med DoJ kom til i 2003 på bakgrunn av at Statoil ble gransket av DoJ og Securities Exchange Commission (SEC) i forbindelse med den såkalte Horton-affæren; en sak som for øvrig foranlediget at SIMONSEN samme år ble oppnevnt til å granske Statoils konsulentavtaler. Forholdet til amerikanske myndigheter var således svært viktig i denne granskningen, sier Heffermehl.

Med ett granskningsteam fra StatoilHydro og ett granskningsteam fra Norsk Hydro ble det viktig å sørge for klare retningslinjer for hvordan granskningen skulle foregå. –Vi utarbeidet en avtale som ga oss tilgang til ansatte og dokumentasjon fra Norsk Hydro, og vice versa, forklarer Heffermehl. Samtidig sørget vi for å koordinere granskningen til de to teamene på en slik måte at belastningen for de ansatte og tidligere ansatte ble så liten som mulig.

- Vårt hovedfokus i saken var naturlig nok å komme til bunns i sakens faktum, forteller Heffermehl. Som interne granskere satt vi imidlertid ikke med de samme tvangsmidler som politiet, og vår etterforskning var derfor i vesentlig grad avhengig av at de ansatte bidro til å opplyse saken, både i form av intervjuer og i form av utlevering og tilgjengeliggjøring av elektronisk materiale. Dette reiste en rekke rettslige problemstillinger, både av personvernrettslig og arbeidsrettlig karakter. Og på dette punktet ble det tidlig i prosessen klart for de norske advokatfirmaene i de to granskningsteamene at norsk og amerikansk granskningstradisjon skiller seg på ett vesentlig punkt: De ansattes rettigheter. –Amerikanske arbeidsgivere er vant til å behandle sine ansatte vesentlig mindre hensynsfullt enn norske, og kanskje særlig i forbindelse med interne granskninger, forteller Heffermehl. Norsk lov oppstiller imidlertid en rekke krav til arbeidsgiver i en slik prosess, og StatoilHydro var også svært opptatt av at de ansattes rettigheter skulle ivaretas og at granskerne skulle trå så hensynsfullt som overthodet mulig overfor de ansatte.

Granskerne tok flere skritt for å sørge for at de ansattes rettigheter ble ivaretatt. Alle ansatte som kunne bli berørt av granskningen mottok et informasjonsbrev som i detalj forklarte om bakgrunnen for granskningen og om hvordan de kunne komme til å bli involvert. De ble også informert om hvordan informasjon fra deres PC og e-post ville brukes i prosessen. - Vi hentet inn skriftlig samtykke til behandling av personopplysninger fra samtlige ansatte og tidligere ansatte i Norsk Hydro som ble berørt, forklarer Heffermehl. Det var også svært viktig for oss å sørge for at de ansatte ble gitt en anledning til å skjerme eventuell privat informasjon som de måtte ha på PCene sine. Granskningen ble også meldt til Datatilsynet, som ikke har reist innvendinger. I tillegg dekket StatoilHydro kostnadene til advokat for alle selskapets ansatte som ble berørt av granskningen.

Og det var et stort antall ansatte som faktisk ble berørt. Granskerne tok beslag i til sammen 231 PCer som kunne inneholde relevant informasjon. 109 ansatte og tidligere ansatte ble kalt inn til samtaler hvor granskerne kartla i hvilken grad de hadde tilgang på informasjon som kunne være relevant. 65 av disse intervjuene ble foretatt av StatoilHydro-granskerne; 39 av Norsk Hydro-granskerne. -Vi reiste også land og strand rundt for å samle inn fysiske dokumenter fra forskjellige arkiver, forteller Heffermehl. Den lengste turen i så måte gikk til Libya, hvor en av granskerne hentet dokumenter fra de lokale arkivene og kopierte datamaskiner.

De fysiske dokumentene granskerne hadde samlet inn ble scannet, og sammen med all elektronisk informasjon fra de ansattes PCer, eposter og fra sentrale Norsk Hydro-servere ble informasjonen gjort tilgjengelig i en database. Den totale mengden dokumenter som ble lastet opp var 35,5 millioner. – Dette var selvfølgelig en helt uhåndterbar mengde data, sier Heffermehl. Vi utarbeidet derfor en rekke søkeord som hadde til formål å sortere vekk irrelevante data. Dette eliminerte en stor mengde irrelevante data, og til slutt satt vi igjen med ca. 1,4 millioner potensielt relevante dokumenter og filer.

Disse dokumentene ble gjort tilgjengelig for granskerne i en løsning som muliggjorde en detaljert kategorisering av informasjonen. - Gjennomgang av 1,4 millioner dokumenter og e-poster er en ekstremt omfattende oppgave, sier Heffermehl. Men den systematikken vi utarbeidet ved hjelp av denne løsningen gjorde det mulig for oss å sortere relevant fra irrelevant, og systemet ga oss også tilnærmet uendelige muligheter til å søke videre når vi fant temaer som måtte undersøkes nærmere.

Men slike søkemuligheter har også en side til de ansattes personvern. –Det var svært viktig for oss å sikre at private dokumenter ikke ble gjennomgått, forklarer Heffermehl. Hovedparten av de ansattes private dokumenter ble sortert ut av den enkelte ansatte allerede før dokumentene ble gjort tilgjengelig for granskerne. En stor del private dokumenter forsvant også ut da mengden dokumenter ble redusert fra 35,5 millioner til 1,4 millioner ved bruk av søkeord. –Ett og annet privat dokument dukket imidlertid også opp i dokumentgjennomgangen, sier Heffermehl. Da hadde vi klare rutiner for hvordan disse skulle håndteres: Så snart den personen som gjennomgikk dokumentet identifiserte at dokumentet var av privat karakter ble dokumentet merket privat og ekskludert fra gjennomgangen. Dette ble normalt gjort ut fra dokumentets tittel, men dersom dokumentet var åpnet ble det umiddelbart lukket dersom det ble avdekket at dette var privat.

Parallelt med denne omfattende dokumentgjennomgangen ble det gjennomført intervjuer med ansatte, tidligere ansatte og enkelte andre. Til sammen ble det gjennomført intervjuer av 72 vitner, og intervjuene strakk seg over 99 dager. –Også i intervjusituasjonen var vi svært bevisst å behandle både ansatte og øvrige vitner fair, sier Heffermehl. Alle som ønsket det fikk i forkant av intervjuet oversendt de dokumentene som granskerne planla å stille dem spørsmål om under intervjuet, forutsatt at dette var dokumenter som vitnet tidligere hadde hatt befatning med. Dette ga de ansatte mulighet til å forberede seg på intervjuet. Etter intervjuet ble det utarbeidet et intervjureferat som alle ansatte ble oppfordret til å kommentere. –Under selve intervjuet var vi også opptatt av ikke å gjøre situasjonen til en unødvendig påkjenning for vitnet, forklarer Heffermehl. Intervjuene foregikk på engelsk med fire advokater på hver side av bordet og i mange tilfeller også to simultantolker. I tillegg ville mange ansatte i intervjuet oppleve en konflikt mellom deres plikt til å opplyse saken og deres frykt for å utsette seg selv for i beste fall arbeidsgivers misbilligelse, i verste fall straff. Vi hadde derfor full forståelse for at den ansatte kunne oppfatte situasjonen som skremmende. Vi forsøkte derfor ofte å løse opp stemningen, og vi forklarte også vitnet at de mange spørsmålene vi stilte som oftest hadde til formål å gi oss et bredest mulig bilde av faktum og ikke var spesifikt rettet inn mot det enkelte vitnet.

Dokumentene og vitneutsagnene ga granskerne et omfattende faktisk grunnlag. I tillegg benyttet granskerne seg av et anerkjent regnskapsfirma som foretok en teknisk analyse av en stor mengde regnskaper og transaksjoner. Analyseresultatene gjorde det mulig å få bekreftet eller avkreftet resultater av granskningen av dokumenter og vitneprov og ga en nødvendig dobbeltsjekk av våre konklusjoner. –Vi hadde et svært godt grunnlag for å trekke de konklusjoner vi etter hvert trakk i rapporten, forteller Heffermehl. Og selv om rapportens hovedfokus var selskapet Norsk Hydros opptreden i saken, fikk saken konsekvenser også for ansatte. Tre tidligere Norsk Hydro-ledere måtte forlate stillingene sine i konsernledelsen i StatoilHydro. –At en granskning kan få konsekvenser for ansattes ansettelsesforhold understreker ytterligere behovet for å sørge for at de ansattes rettigheter ivaretas gjennom prosessen, understreker Heffermehl. [LCE comment: Foreslår at denne blir stående.] Når saken kan få så inngripende konsekvenser for en arbeidstaker er det særdeles viktig at arbeidstakeren er gitt alle muligheter til å gi sitt syn på saken, både mens prosessen pågår og før en beslutning tas om eventuelle arbeidsrettslige konsekvenser. Samtidig er det viktig også for arbeidsgiver at de ansattes rettigheter har blitt ivaretatt gjennom hele prosessen. I motsatt fall kan arbeidsgiver risikere at bevisverdien av både dokumenter og vitneutsagn svekkes, og dette kan igjen få betydning for sakligheten av en eventuell oppsigelse, avslutter Heffermehl.