Endringer i kravene for verdipapirforetak til å foreta lydopptak
Innledning
Verdipapirforetak er pålagt plikt til å foreta lydopptak av visse telefonsamtaler som utføres av foretakenes ansatte. Denne
plikten er nå utvidet ved at Finansdepartementet 16. desember 2009 fastsatte endringer i verdipapirforskriften (forskrift
av 29. juni 2007 nr. 876 til verdipapirhandelloven). Endringene trer i kraft 1. juli 2010.
Endringene medfører en utvidet plikt for verdipapirforetakene til å foreta lydopptak av telefonsamtaler og samt utvidet plikt
til å etablere rutiner for dokumentasjon av kommunikasjon som finner sted gjennom andre informasjonskanaler som for eksempel
e-post, fax, sms, MSN og ulike former for chattekanaler på internett. Videre vil plikten til å foreta lydopptak av telefonsamtaler
ikke bare omfatte telefonsamtaler som de ansatte gjør på fasttelefoner, men også på mobiltelefoner. Det er fortsatt ikke krav
til å foreta lydopptak ved fysisk møteaktivitet. Endringene medfører også at flere ansatte i verdipapirforetakene vil bli
underlagt krav til lydopptak ved telefonsamtaler, mens det tidligere var telefonsamtaler til meglere som i all hovedsak var
gjenstand for lydopptak.
Krav til lydopptak er ikke en del av EØS-forpliktelsene og norske myndigheter står derfor fritt til selv å utforme regler
om dette. De reglene som nå er fastsatt er gjennomgående strengere enn de regler som er gitt i andre EØS-land, herunder Sverige
og Danmark.
Bakgrunn
Bakgrunnen for endringene var et ønske om muligheter for et mer effektivt tilsyn med verdipapirforetakenes overholdelse av reglene om god forretningsskikk med tilhørende antatte preventive effekter på de ansatte i verdipapirforetakene. Myndighetene vil også ha et behov for lydopptak ved etterfølgende kontroll av markedsatferdsreglene i form av forbud mot innsidehandel og markedsmanipulasjon.
Plikt til å gjøre lydopptak av telefonsamtaler
Plikten til å foreta lydopptak av telefonsamtaler var tidligere begrenset til samtaler som verdipapirforetakets ansatte gjorde på fasttelefon og gjaldt kun samtaler knyttet til ordrer og indikasjoner på ordrer om kjøp, salg eller tegning av finansielle instrumenter. Endringene fastsatt av Finansdepartementet medfører at alle telefonsamtaler ”i tilknytning til ytelse av investeringstjenester som nevnt i verdipapirhandelloven § 2-1 første ledd nr. 1 til 6” skal gjøres gjenstand for lydopptak. Dette er en utvidelse av plikten både ved at mobilsamtaler inkluderes av plikten samt ved at samtaler i tilknytning til alle investeringstjenestene omfattes. Tidligere var plikten til foreta lydopptak begrenset til ordre og indikasjoner på ordre og det var også unntak fra plikten til å foreta lydopptak av telefonsamtaler for verdipapirforetak som utelukkende ytet investeringstjenestene mottak og formidling av ordre på vegne av kunde samt investeringsrådgivning. Plikten til å foreta lydopptak av telefonsamtaler gjelder alle slike samtaler hvor den ansatte opptrer i egenskap av sitt ansettelsesforhold og hvor samtalen med rimelig sannsynlighet kan munne ut i en investeringstjeneste. Det er således ikke noe krav om at samtalen må munne ut i en investeringstjeneste.
Private samtaler vil falle utenfor plikten til å foreta lydopptak. Dette vil for eksempel være samtaler som den ansatte har
med ektefelle, familie og venner og som ikke er tilknyttet investeringstjenester. I prinsippet vil også samtaler av privat
karakter med klienter også falle utenfor plikten til å foreta lydopptak. Videre vil det ikke være plikt til å foreta lydopptak
av samtaler knyttet til de såkalte tilleggstjenestene angitt i verdipapirhandelloven § 2-1 andre ledd samt virksomhet som
står i naturlig sammenheng med investeringstjenestevirksomheten og som foretaket kan yte i henhold til verdipapirhandelloven
§ 10-2.
For tilknyttede agenter til verdipapirforetakene gjelder det fortsatt en plikt for disse til å foreta lydopptak i den utstrekning
prinsipalen ville vært pliktig til dette i samme situasjon.
Gjenfinning av lydopptak
Endringene medfører en utvidelse av verdipapirforetakenes plikt til å legge til rette for muligheten til gjenfinning av lydopptak. Lydopptak skal kunne gjenfinnes ved søk på tidspunkt for samtalen, hvilken ansatte som gjennomførte samtalen, samt hvilket inngående og utgående telefonnummer som ble brukt. Lydopptak skal oppbevares i minst 3 år etter at de ble gjort. Det er således ikke noen endring på dette området.
Plikt til dokumentasjon av andre tekniske kommunikasjonskanaler enn telefon
Endringene medfører en utvidelse på dette punkt i den forstand at verdipapirforetakene nå må etablere betryggende rutiner
for dokumentasjon også gjennom andre kommunikasjonskanaler enn telefon når slik kommunikasjon har tilknytning til investeringstjenester.
Slike kommunikasjonskanaler vil typisk bestå av e-post, fax, sms, MSN og ulike former for chattekanaler på internett. Det
er dog ikke plikt til å foreta lydopptak av fysiske møter som de ansatte måtte gjennomføre i tilknytning til investeringstjenestene
som ytes. Dette innebærer at dersom verdipapirforetaket tillater sine ansatte å kommunisere gjennom slike kanaler ved utførelse
av investeringstjenester, så oppstår det en plikt for foretaket til å dokumentere slik kommunikasjon.
Gjenfinning av slik dokumentasjon skal kunne skje ved å søke på kundens identitet, tidspunktet for kommunikasjonen og den ansatte i verdipapirforetaket som utførte kommunikasjonen. Dokumentasjonen skal oppbevares i minst 3 år etter at den ble mottatt. Det er således ikke noen endring på dette området.
Informasjonsplikt
Verdipapirforetakene plikter ved etablering av kundeforhold å informere alle kunder om at det gjøres lydopptak og opptas dokumentasjon
av kommunikasjon i tilknytning til ytelse av investeringstjenester.
Straffesanksjoner
Den som forsettlig eller uaktsomt overtrer bestemmelsene i forskriften kan straffes med bøter og fengsel inntil 1 år. Dette
er ikke endret i forskriftsrevisjonen.
Kommunikasjon som faller utenfor pliktene til lydopptak eller annen dokumentasjon
Det som ikke omfattes av plikten til lydopptak eller annen dokumentasjon er privat kommunikasjon som den ansatte utfører.
Videre vil verdipapirforetak som i henhold til sine interne retningslinjer kun utfører investeringstjenester i møter og ved
hjelp av skriftlig dokumentasjon, være unntatt fra plikten til å installere lydopptaksutstyr på telefoner. Det understrekes
også at kommunikasjon i tilknytning til ytelse av de såkalte tilleggstjenestene eller virksomhet som står i naturlig sammenheng
med investeringstjenestevirksomheten, ikke er underlagt kravet til lydopptak eller dokumentasjon. Det er ikke krav til lydopptak
ved fysisk møteaktivitet heller.
Oppsummering
Med virkning fra 1. juli 2010 utvides verdipapirforetakenes plikt til å foreta lydopptak av telefonsamtaler samt dokumentasjon av kommunikasjon gjennom andre kommunikasjonskanaler. Den viktigste endringen består i at all kommunikasjon gjennom ulike tekniske kommunikasjonskanaler i tilknytning til alle investeringstjenestene nå omfattes av plikten til lydopptak eller dokumentasjon. Slik kommunikasjon som foretas gjennom mobiltelefon vil således også omfattes av plikten til å foreta lydopptak. Kravet til etterfølgende gjenfinning av slik kommunikasjon er også utvidet.
Dersom det er spørsmål eller kommentarer til artikkelen kan undertegnede kontaktes.